Szyfrowanie umów jest kluczowym aspektem w świecie biznesu, w którym wymiana dokumentów prawnych odgrywa istotną rolę. Zabezpieczenie treści umów przed niepowołanym dostępem i przechwyceniem stało się priorytetem dla wielu firm. Obowiązek zapewnienie poufności danych zawartych w umowach reguluje RODO. Dotyczy to każdej firmy - również Twojej. W tym artykule omówimy, jak zaszyfrować umowę w sposób skuteczny, chroniąc wrażliwe informacje.
1. Wybór odpowiedniego narzędzia do szyfrowania
Pierwszym krokiem jest wybór odpowiedniego narzędzia lub oprogramowania do szyfrowania umów. PrivMX Contact, to narzędzie, za pomocą którego prześlesz poufną umowę w sposób bezwarunkowo bezpieczny. Wystarczy, że otworzysz PrivMX Contact w przeglądarce, wpiszesz adres email odbiorcy i dodasz plik.
2. Automatyczne szyfrowanie umowy
Umowa, podobnie jak wszystkie dane w PrivMX Contact, zostaje natychmiast zaszyfrowana. Wszystkie dane osobowe, postanowienia i wszystkie inne informacje zawarte w umowę zostają zaszyfrowane end-to-end automatycznie. To prosty i szybki sposób na zaszyfrowanie umowy. Szyfrowanie end-to-end sprawia, że dane są nieczytelne do momentu odszyfrowania przez odbiorcę.
3. Generowanie hasła tymczasowego
Podczas przesyłania umowy przez PrivMX Contact osobie po raz pierwszy, po wpisaniu adresu email odbiorcy, zostanie wygenerowane hasło tymczasowe, które należy przesłać innym kanałem. Jest to dodatkowe zabezpieczenie danych, które znajdują się w PrivMX Contact.
4. Odszyfrowanie umowy przez odbiorcę
Odbiorca otrzyma na swoją skrzynkę pocztową wiadomość z linkiem do aplikacji. Loguje się do aplikacji i otrzymuje dostęp do przesłanej umowy oraz wszystkich innych informacji, które zostały mu udostępnione. Odbiorca może wyeksportować plik lub mieć do niego dostęp w PrivMX Contact, logując się do aplikacji za pomocą adresu email i hasła.
5. Monitorowanie i kontrola dostępu
PrivMX Contact zapewnia kontrolę dostępu do ważnych dokumentów czy wątków tematycznych. Prowadząc swoją komunikację z Klientami i/lub Partnerami za pomocą PrivMX Contact stale monitorujesz, kto ma dostęp do odpowiednich treści. Możesz zarządzać dostępem w dowolnym momencie.
Szyfrowanie umów to istotny krok w zabezpieczaniu wrażliwych informacji i prawnych dokumentów. Wybierając odpowiednie narzędzie, starannie zarządzając dostępem i przestrzegając procedur bezpiecznego przesyłania, można zapewnić ochronę umów przed niepowołanym dostępem i przechwyceniem. To nie tylko kwestia legalna, ale także budowanie zaufania w relacjach biznesowych.
